Zaliczanie służby instruktorskiej następuje za okres roku harcerskiego tj. od dnia 1 września roku poprzedniego do dnia 31 sierpnia.
Wniosek o zaliczenie służby instruktorskiej składa do końca września właściwemu komendantowi bezpośredni przełożony instruktora lub sam zainteresowany instruktor.
Zaliczenia służby dokonuje:
1) komendant hufca – instruktorom z przydziałem do hufca,
2) komendant chorągwi – instruktorom z przydziałem do chorągwi oraz komendantom hufców,
3) Naczelnik ZHP – instruktorom z przydziałem do Głównej Kwatery ZHP oraz komendantom chorągwi.
Właściwy komendant wydaje rozkaz w sprawie zaliczenia służby instruktorskiej w terminie do końca października. W przypadku niezaliczenia służby instruktor ma prawo odwołania się do właściwego komendanta w ciągu jednego miesiąca od daty ogłoszenia rozkazu. Od decyzji komendanta w sprawie wniesionego odwołania przysługuje odwołanie do właściwego sądu harcerskiego. Zaliczenie służby instruktorskiej potwierdza się wpisem do książeczki i kartoteki instruktorskiej w ewidencji.